Le riunioni costituiscono una fonte di stress, e sono tra i momenti meno amati da tutti. Eppure costituiscono un momento importante di confronto che rappresenta una attività fondamentale di crescita per tutta l’organizzazione.
Particolarmente da noi in Italia, che siamo un popolo di individualisti, le riunioni non sono amate e vengono tropo spesso considerate tempo perso. In altre culture, dove il lavoro in team viene privilegiato al lavoro del singolo le riunioni diventano un momento fondamentale di confronto, pianificazione e controllo.
Secondo me, ci sono determinati principi che devono sempre essere seguiti per trasformare una riunione in un momento di crescita e, purtroppo, vengono quasi sempre disattesi.
Una riunione deve essere convocata in orario di lavoro e non dopo. Il motivo è che le persone che vi partecipano devono essere convinte che il vertice che l’ha convocata crede fermamente alla sua importanza. Farla al di fuori dell’orario di lavoro può far pensare ad una attività secondaria e meno importante della gestione del quotidiano.
Il venerdì pomeriggio è il momento più sbagliato per convocarla, perché i partecipanti tenderanno a sentirsi già nel week end e l’impegno sarà certamente più basso. Al venerdì pomeriggio si tende a dimenticare i problemi e a procastinarli al lunedì successivo.
Tipico dei paesi germanici è convocare le riunioni al lunedì mattina. Questo comporta un fortissimo stress ai partecipanti, che rischiano di veder sfumare il rilassamento della domenica e iniziare a rientrare nello spirito lavorativo della settimana già dalla domenica pomeriggio, con una predisposizione negativa verso questa attività.
La riunione deve avere un obiettivo, e tutti devono tendere al suo raggiungimento. Deve avere un leader che riporti la discussione sull’argomento quando questa tender a derivare verso altri argomenti grazie a i soliti marpioni che cercheranno di aggirare i problemi più scomode e gli argomenti più pericolosi.
Se si discutono di problemi, come avviene nella maggior parte dei casi, non andrà mai cercato il colpevole ma la causa, in modo da avere la collaborazione di tutti ed evitare chiusure a riccio dei capri espiatori chiamati in causa.
E non dimentichiamoci della verbalizzazione. Il verbale va fatto sempre, e va fatto circolare a tutti i partecipanti e gli esterni che saranno coinvolti nelle attività definite nel corso della riunione. Il verbale deve essere corto, facilmente leggibile, non soggetto ad interpretazioni e deve riportare fedelmente ciò che si è detto, deciso, le attività assegnate, a chi, con quali mezzi e con quali tempi. Questo documento deve costituire sempre il punto di riferimento nella riunione successiva.
Ma soprattutto, la riunione, dovrà avere un tempo definito. Oltre l’ora la capacità di attenzione ha un calo molto importante e la discussione tende a diventare improduttiva ed inefficace. Per questo serve che il leader, colui che conduce il gioco, abbia la capacità di riuscire a raggiungere l’obiettivo, con l’apporto di tutti, senza sviare dalla retta via e facendo in modo che, chi partecipa, sia portato, giorno dopo giorno, a capire che le riunioni servono a migliorare l’efficienza dell’organizzazione.