Il tempo è una delle risorse più preziose che abbiamo ed è quella che, una volta sprecata, non è più possibile recuperare.
Tutti, in alcuni momenti della nostra vita, soprattutto in ambito lavorativo, ma non solo, abbiamo avuto l’impressione che il tempo a nostra disposizione fosse troppo poco. Molto spesso non riusciamo a portare a termine le attività che avevamo pianificato.
Alcuni errori comuni nella gestione del tempo aumentano il rischio di rimandare i piani che ci eravamo fatti.
È importante cercare di correggere questi errori per ridurre la cattiva abitudine di rimandare le cose.
Vediamo uno dei problemi, gli altri li vedremo in altri articoli, che riguarda l’errore che spesso si compie, di non programmare un tempo specifico per fare un lavoro.
Dopo aver identificato, in questo articolo, ciò che si deve fare per portare avanti un progetto, aver definito i vari step e i task concreti su cui impegnarsi, è necessario specificare i tempi entro i quali completare le varie attività.
Ogni azione della nostra vita richiede un impegno di tempo. Tempo che va incasellato e ricercato in mezzo al tempo finito che abbiamo a disposizione in una giornata, in una settimana, o comunque un periodo definito.
Ogni task che abbiamo definito per completare il progetto che abbiamo in piedi, richiederà un certo tempo. Questo va calcolato e inserito accanto al task. In questo modo potremo verificare la fattibilità del progetto, nel tempo massimo che avremo a disposizione, per arrivare, possibilmente senza stress, alla dead line.
Attenzione che quando si definiscono i tempi per portare a termine uno step o un progetto completo, ci si dimentica troppo spesso di tutte quelle variabili che possono intervenire, gli intoppi, e qualsiasi altro problema, sia relativo al progetto, ma anche relativo alla nostra vita privata (una malattia, un impegno improvviso non previsto). Pertanto, nel pianificare i vari task, vanno considerati dei tempi lavorativi coerenti con la complessità del progetto, tenendo nella giusta considerazione l’imprevedibile.
Questo cosa potrebbe comportare? Il problema più grave, che poi è quello che si presenta con maggiore frequenza, è quello di arrivare “lunghi”, ovvero di accumulare ore, con la necessità, nelle ultime fasi del progetto, di erodere ore alla vita privata, per riuscire a concludere il lavoro e rispettare la data di scadenza. Ore che dovrebbero essere destinate alla famiglia, allo svago, al riposo.
Per eliminare la possibilità di farsi distrarre da altri impegni o attività, un’utile strategia è quella di usare una Time Chart, ovvero, più semplicemente, un programma settimanale riportato su un calendario, in cui distribuire blocchi di tempo per le diverse attività del progetto, ma anche i tempi da destinare alla famiglia, al fitness, al relax e al divertimento.
Questa tecnica, utile alla gestione del tempo, è detta Time boxing. Si tratta di una tecnica psicologica secondo la quale, impostando dei blocchi di lavoro con un chiaro inizio e una fine, si riduce drasticamente il rischio di procrastinare, perché è molto più facile impegnare un tempo prestabilito, come 15, 30 o 60 minuti, piuttosto che lavorare senza un orario preciso.
Dagli studi, risulta che la durata ideale di un Box sia 60 minuti. Si tratta di un tempo sufficiente per essere produttivi senza correre il rischio di stancarsi o di distrarsi.
Anche se il mio consiglio è di utilizzare dei software o delle App di gestione del tempo, che ormai esistono per qualunque piattaforma informatica, dal punto di vista pratico può essere utilizzata una qualsiasi agenda settimanale, nella quale, con pennarelli colorati, si vadano a inserire questi blocchi di lavoro per i task di progetto e i blocchi delle altre attività.
Il cervello, con una pianificazione visiva di questo tipo, si tranquillizza, perché pensa che ci sia un corretto controllo di quanti stiamo facendo e questo ha un impatto positivo sulla gestione dello stress, e quindi sul nostro benessere.
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