Il tempo è una delle risorse più preziose che abbiamo ed è quella che, una volta sprecata, non è più possibile recuperare.
Tutti, in alcuni momenti della nostra vita, soprattutto in ambito lavorativo, ma non solo, abbiamo avuto l’impressione che il tempo a nostra disposizione fosse troppo poco. Molto spesso non riusciamo a portare a termine le attività che avevamo pianificato.
Alcuni errori comuni nella gestione del tempo aumentano il rischio di rimandare i piani che ci eravamo fatti.
È importante cercare di correggere questi errori per ridurre la cattiva abitudine di rimandare le cose.
Vediamo uno dei problemi, gli altri li vedremo in altri articoli, che riguarda l’errore che spesso si compie, di mescolare grandi progetti con piccoli task.
Troppo spesso, per non dire sempre, si tende ad unificare la lista dei “Task” ovvero delle cose da fare.
In queste liste, talvolta infinite, troviamo inseriti grandi progetti e piccole attività, come potrebbe essere, ad esempio:
• andare a prendere Filippo a nuoto alle 18
• fare il piano strategico di comunicazione marketing per i prossimi tre anni
• chiamare la zia Pina per farle gli auguri
• inserire le immagini nella presentazione del budget
• portare il cane a fare la toeletta
Questa lista semplificata di esempio, comprende piccole azioni come “chiamare la zia per farle gli auguri” e “inserire delle immagini nella presentazione del budget” e grandi azioni come “fare il piano strategico di marketing per i prossimi tre anni”.
Questo modo di procedere aumenta il rischio di procrastinare i progetti più grandi e complessi, dando priorità ai piccoli task, anche se meno importanti e di arrivare ad impegnarsi per completare in grandi progetti, al limite della dead line di scadenza, creandoci un grande carico di stress.
C’è poco da fare, i grandi progetti appaiono sempre troppo opprimenti per la nostra mente, in tal modo si finisce per rimandarli, preferendo impegnarsi in compiti più piccoli e più rapidi da completare.
La soluzione più efficace per evitare di sentirsi sopraffatti dal grande impegno e di rimandare il compito è quello di spezzettare il progetto in piccoli step. Già Henry Ford affermava che un grande problema si può dividere in tanti piccoli problemi, che sono gestibili più facilmente.
Pertanto impariamo a scomporre il grande progetto in tanti piccoli task e inseriamo questi nella nostra lista delle cose da fare.
Come sempre, pianificare sembra una ulteriore perdita di tempo, invece è la chiave per gestirlo al meglio e migliorare le nostre performance, riducendo notevolmente lo stress.
Ancora un piccolo consiglio prima di concludere. I task devono essere azioni concrete, in modo da focalizzare la nostra attenzione sull’attività da portare a termine. Non avere ben chiaro il compito da completare può portare al rischio di rimandare quello step.
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